緊急度×重要度マトリックスを用いたタスクの優先度つけのコツ

【PR】 当サイトではアフィリエイト広告を利用しています 豆知識

緊急度×重要度マトリックスを用いたタスクの優先度つけのコツ

リケイパパ

理系出身でITエンジニアとして10年以上働く
二児のパパ
育児や趣味の旅行の話、豆知識などを思うがままに書いています

自分自身が仕事の優先度をつけるうちに、意識している緊急度×重要度マトリックスについて紹介をします。

ただ、紹介するだけでは、付加価値がありませんので、自分なりにわかりやすく噛み砕いて、また自分の意見も含めて書きます。

ビジネスにおいて、非常に有効な手法ですので、ぜひ参考にして活用してみてください。

レバティックキャリアのご紹介です。

3分で簡単登録!

登録ページへ

※公開求人数は約2.2万件もあり、800万円以上の求人もあり

緊急度×重要度マトリックスとは

緊急度×重要度マトリックスですが、正しくは時間管理のマトリックスと呼ばれる優先順位を判断するためのフレームワークです。

スティーブン・R・コヴィー氏が『7つの習慣』という著作の中で提唱したものです。

私は、「緊急度×重要度マトリックス」というほうが慣れていますし、直感的にわかりやすいので、その名前をよく使います。

著:スティーブン・R・コヴィー, 翻訳:フランクリン・コヴィー・ジャパン
¥1,650 (2024/07/13 03:51時点 | Amazon調べ)

タスクの緊急度とは

すぐにやる必要があるかという観点で判断します。

実業務でいえば、締め切りが近いタスク、上司から急ぎと言われたタスク、締切を延ばす余地がないタスクなどでしょうか。

タスクの重要度とは

影響範囲や効果の大きさという観点で判断します。

実業務でいえば、役員から言われたタスク、関係者の多いタスク、メリットの大きいタスク、逆にやらなかった時の損失の大きいタスクなどでしょうか。

あと、重要度が高い低いは、えてしてタスク完了までの工数の大小と関連することが多いです。

マトリックス説明

マトリックスとして図式化したものは下記です。

時間管理のマトリックス

第1領域:必須の領域

第1領域は緊急度も高く、重要度も高いです。ここに当てはまるタスクから実施するので間違い無いでしょう。

大事なお客様とのタスク、会社に大きな効果をもたらすタスク、体調不良の同僚の支援なども当てはまるかもしれません。

第2領域:効果性の領域

緊急度が低いため後回しにされがちですが、本来であればリソースを割きたいタスクです。

最近は便利なツールも多いため、ツールの学習や操作方法の会得が当てはまりそうです。

覚えてしまえば、自分のタスクを効率化できるのですが、そこまでしないというもの多くありますよね。

第3領域:錯覚の領域

緊急度が高いのですが、重要度が低いものです。

日報や勤怠の入力、出てあまり発言しない会議や締め切りの近いイベント等の出欠連絡が当てはまるでしょうか。

第4領域:浪費・過剰の領域

緊急度も低く、重要度も低いタスクです。

自分が対応が本来不要なタスクや、会議やイベントの出欠の返信などが当てはまるでしょう。

業務効率化のコツ:他人視点の緊急度×重要度マトリックス

第1領域→第2領域→第3領域は極力減らす→第4領域は実行しないというのが一般的です。

しかし組織においては、自分にとっての緊急度×重要度マトリックスとは別に、他人にとっての緊急度×重要度マトリックスがあるという考えが重要です。

例えば、会社の健康診断の受診日の登録というタスクがあります。

自分にとっては、些細なタスクで締め切りまでの日程も長ければ第4領域のタスクとして後回しにするでしょう。

一方で会社にとって(今回は健康診断の調整をしているAさん)、従業員に健康診断を受けさせることは義務(労働安全衛生法第66条)なので、必ず受けさせなければいけません。

つまり第1領域のタスクです。

Aさんは、私も含め従業員が受診日を登録することを完璧にフォローしなければいけないので、催促メールや電話、上司を通した連絡をしてでも登録をさせようとするでしょう。

すると、私は第4領域に置いていたはずのタスクは第2や第3に変わりますし、場合によっては第1領域にまで格上げされます。

工数という意味でも、最初に連絡きた時点で登録しておけばものの数分で終わったことが、催促メールを読む、電話を受ける、上司から指導されると、ぱっぱとやっておいた場合に比べ何倍も工数がかかっています。

しかもAさんも同様にフォローアップの工数がかかります。

そのため自分にとって第4領域においたタスクも、他人にとって第1や2の領域である可能性があることは念頭においてタスクの優先度付けをするべきでしょう。

特に第4領域に置くタスクは、本来であれば工数が小さいもののはずです。

これをぱっぱと済ますというのは業務効率化につながるでしょう。

合わせて読みたい
進捗管理 / WBS管理 【システム開発の重要ポイント】
進捗管理 / WBS管理 【システム開発の重要ポイント】

ITエンジニア歴10年を超えました。WBSの作り方とその後の進捗管理について、書いていきます。世の中に沢山「WBS 作り方」等で調べると作り方は出てくるものの、実際のシステム開発経験に基づくポイントが ...

続きを見る

緊急度×重要度マトリックスについてのまとめ

緊急度×重要度マトリックスについて、まとめました。

他人視点の緊急度×重要度マトリックスというのがポイントだと思います。

リケイパパ
リケイパパ

第4領域のタスクをぱっぱと終わらせるのも仕事の効率をあげるコツかも

「AI搭載スライド自動生成サービス」のイルシルご紹介です

  • 日本人向けの「AI搭載スライド自動生成サービス」
  • スライド資料の作成時間が「最大1/3」に短縮
  • デザインスキルがなくても、わかりやすいスライド資料が作れる
  • 先着50名様限定で、「イルシル」有料プランを契約した場合、初月50%OFF

キャリアに悩んでいるならば

ポジウィルキャリアのご紹介です。

仕事が合わないということも多くあると思います。

精神面も含めて、自分や家族の健康は何よりも大切であり、そこがないがしろになっては、何もうまく行きません。

無理をしないで、転職の検討を考えてみるのもいいと思います。
ただ、いきなり転職サイトへの登録が不安であれば、プロの力を借りてみるのもおすすめです。

ポジウィルキャリアは、キャリア設計や今の自分の価値観の分析ができるキャリアカウンセリングです。

自分は仕事でなにを優先したいのか?何に悩んでいて本当はどうありたいのか?などをキャリアや人生経験から見つけ出していきます。

特徴は下記の4点です。

  • 45分間のカウンセリングが完全無料◎
  • オンラインで全国どこでもOK
  • 転職を前提としない相談もOK
  • お悩みの内容が漠然としていても大丈夫!

初回は、45分無料カウンセリングがありますので、まずは相談してみましょう。

キャリアカウンセリング

※非常に人気です。予約が困難になっています。お早めにお申し込みください!

ブログ村

ブログランキング・にほんブログ村へ
  • この記事を書いた人
  • 最新記事

リケイパパ

理系出身でITエンジニアとして10年以上働く
二児のパパ
育児や趣味の旅行の話、豆知識などを思うがままに書いています

-豆知識
-