緊急度×重要度マトリックスを用いたタスクの優先度つけのコツ

自分自身が仕事の優先度をつけるうちに、意識している緊急度×重要度マトリックスについて紹介をします。

ただ、紹介するだけでは、付加価値がありませんので、自分なりにわかりやすく噛み砕いて、また自分の意見も含めて書きます。

ビジネスにおいて、非常に有効な手法ですので、ぜひ参考にして活用してみてください。

レバティックキャリアのご紹介です。

緊急度×重要度マトリックスとは

緊急度×重要度マトリックスですが、正しくは時間管理のマトリックスと呼ばれる優先順位を判断するためのフレームワークです。

スティーブン・R・コヴィー氏が『7つの習慣』という著作の中で提唱したものです。

私は、「緊急度×重要度マトリックス」というほうが慣れていますし、直感的にわかりやすいので、その名前をよく使います。

タスクの緊急度とは

すぐにやる必要があるかという観点で判断します。

実業務でいえば、締め切りが近いタスク、上司から急ぎと言われたタスク、締切を延ばす余地がないタスクなどでしょうか。

タスクの重要度とは

影響範囲や効果の大きさという観点で判断します。

実業務でいえば、役員から言われたタスク、関係者の多いタスク、メリットの大きいタスク、逆にやらなかった時の損失の大きいタスクなどでしょうか。

あと、重要度が高い低いは、えてしてタスク完了までの工数の大小と関連することが多いです。

マトリックス説明

マトリックスとして図式化したものは下記です。

第1領域：必須の領域

第１領域は緊急度も高く、重要度も高いです。ここに当てはまるタスクから実施するので間違い無いでしょう。

大事なお客様とのタスク、会社に大きな効果をもたらすタスク、体調不良の同僚の支援なども当てはまるかもしれません。

第2領域：効果性の領域

緊急度が低いため後回しにされがちですが、本来であればリソースを割きたいタスクです。

最近は便利なツールも多いため、ツールの学習や操作方法の会得が当てはまりそうです。

覚えてしまえば、自分のタスクを効率化できるのですが、そこまでしないというもの多くありますよね。

第3領域：錯覚の領域

緊急度が高いのですが、重要度が低いものです。

日報や勤怠の入力、出てあまり発言しない会議や締め切りの近いイベント等の出欠連絡が当てはまるでしょうか。

第4領域：浪費・過剰の領域

緊急度も低く、重要度も低いタスクです。

自分が対応が本来不要なタスクや、会議やイベントの出欠の返信などが当てはまるでしょう。

業務効率化のコツ：他人視点の緊急度×重要度マトリックス

第１領域→第2領域→第３領域は極力減らす→第4領域は実行しないというのが一般的です。

しかし組織においては、自分にとっての緊急度×重要度マトリックスとは別に、他人にとっての緊急度×重要度マトリックスがあるという考えが重要です。

例えば、会社の健康診断の受診日の登録というタスクがあります。

自分にとっては、些細なタスクで締め切りまでの日程も長ければ第4領域のタスクとして後回しにするでしょう。

一方で会社にとって(今回は健康診断の調整をしているAさん)、従業員に健康診断を受けさせることは義務(労働安全衛生法第66条)なので、必ず受けさせなければいけません。

つまり第1領域のタスクです。

Aさんは、私も含め従業員が受診日を登録することを完璧にフォローしなければいけないので、催促メールや電話、上司を通した連絡をしてでも登録をさせようとするでしょう。

すると、私は第4領域に置いていたはずのタスクは第2や第3に変わりますし、場合によっては第１領域にまで格上げされます。

工数という意味でも、最初に連絡きた時点で登録しておけばものの数分で終わったことが、催促メールを読む、電話を受ける、上司から指導されると、ぱっぱとやっておいた場合に比べ何倍も工数がかかっています。

しかもAさんも同様にフォローアップの工数がかかります。

そのため自分にとって第4領域においたタスクも、他人にとって第１や2の領域である可能性があることは念頭においてタスクの優先度付けをするべきでしょう。

特に第４領域に置くタスクは、本来であれば工数が小さいもののはずです。

これをぱっぱと済ますというのは業務効率化につながるでしょう。

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